1. Zorg dat het doel van een vergadering duidelijk is.
Als er geen specifiek doel is om te vergaderen is het zonde van de tijd!
2. Nodig alleen mensen uit die direct betrokken zijn bij de onderwerpen van een vergadering.
Vergaderen met de helft van de deelnemers is efficiënter en het gaat veel sneller!
3. Pas de frequentie van de vergadering aan het doel aan.
Waarom zou een vergadering elke week zijn? Vergader alleen als er onderwerpen zijn om over te vergaderen.
4. Haal het sociaal aspect uit de vergadering.
Als een vergadering ook een ontmoetingsmoment is: organiseer een (vrijdagmiddag)borrel of een gezamenlijke lunch om hieraan tegemoet te komen. Zonder het sociale aspect vergader je er sneller en effectiever.
5. Maak een tijdsplanning en hou daaraan vast.
6. Bereid een vergadering inhoudelijk goed voor.
7. Zorg voor een goede voorzitter.
De goede voorzitter zorgt dat een vergadering snel en tot ieders tevredenheid verloopt.
Bedenk of een onafhankelijke voorzitter een oplossing zou zijn.
8. Zorg voor een goede notulist.
Het is belangrijk om een notulist te hebben die niet mee vergadert.
Bedenk wat voor soort verslag geschikt is voor de vergadering.
Een besluitenlijst, een samenvattend of een uitgebreid verslag?