Vergadertraining en -coaching
Gemiddeld wordt
ongeveer een kwart van de werktijd besteed aan vergaderen.
Kan
dat minder? Voldoet een vergadering nog aan
het gestelde
doel?
Zijn de
deelnemers diegenen die aan de vergadering deel moeten nemen?
Is
de frequentie goed? Is het duidelijk hoe
besluiten genomen
worden?
De meeste vergaderingen kunnen korter en effectiever. Dan hebben mensen meer tijd voor het eigenlijke werk. Hierdoor betaalt vergadertraining of -advies zichzelf terug. En door vergaderingen te verbeteren wordt er makkelijker besluiten genomen en krijgen de deelnemers inspiratie en energie uit de vergadering.
Workshop Effectief vergaderen
Sinds kort geeft Vergaderen
doe je zo! de workshops Effectief vergaderen voor
vrijwilligers en Effectief vergaderen voor de overheid. Beiden worden
erg gewaardeerd. 'Leuk die actieve werkvormen.' 'De beste workshop die
de laatste jaren heb gevolgd.' 'Goede direct toepasbare tips.' Het zijn
korte workshops van 2 1/2 uur. Voor het bedrijfsleven wordt aangeraden
een workshop op maat te doen omdat er vaak veel vergaderd wordt en de
vragen dus divers zijn. Workshops en trainingen op maat
Daarnaast zijn er workshops en trainingen op maat. Bij een training op maat wordt gekozen uit verschillende van de onderstaande onderwerpen.Ook kunt u kiezen voor een observatie van een vergadering of het uitgebreid verwerken van de vergaderscan van Vergaderen doe je zo!
Er zijn ook workshops voor individuen, bijvoorbeeld op woensdagmiddag 17 november.
1. Vergader-
en discussietechniek, effectief vergaderen
2.
Inspiratie op doen, wat
maakt werk leuk en hoe inspireer je elkaar;
3. Besluitvormingstraining
4.
Non-verbale
communicatietraining
5.
Brainstormen en nieuwe ideeën opdoen
6. Timemanagementtraining,
tijdsplanning en -bewaking
7. Groepsdynamiektraining
en sfeerbewaking
8. Voorzitterstraining/coaching
9. Vergadercoaching
De modules 1 t/m 7 kosten ieder minimaal een dagdeel. Dus op een trainingsdag kunnen 2 modules getraind worden. Gekozen kan ook worden om een aantal modules langer te trainen. Ook kan gekozen worden voor een korte introductiecursus, waarbij alle modules aangetipt worden.
Modules 2 en 5 zijn vooral gericht op de inhoud van een vergadering. De anderen gaan over de vergadering zelf.
Bij de modules 1 en 4 kan gekozen worden om te trainen aan de hand van een gefilmde vergadering. Dit gebeurt samen met stichting Zora.
Module 8 is een individueel programma, specifiek voor een voorzitter.
1. Vergader- en discussietechniek, effectief vergaderen
Door het trainen van vergader- en discussietechniek krijgen de deelnemers inzicht en invloed op de manier waarop vergaderd wordt. De verschillende rollen van diegene die aan een vergadering deelnemen worden besproken en er wordt geoefend om actiever te vergaderen en meer concrete besluiten uit een vergadering te krijgen. Ook de invloed van overijverige deelnemers wordt besproken en er worden manieren geoefend om dat in goede banen te leiden.
2.
Inspiratie opdoen, wat maakt werk leuk en hoe inspireer je elkaar
Inspiratie is heel belangrijk, het is de motor die veel werk
beter laat draaien. In de training wordt bekeken wat en wie inspireert
en
hoe iets inspireert. Er wordt geoefend met het inspireren van elkaar
en jezelf.
3.
Besluitvormingstraining
Besluiten
goed nemen is belangrijk. Als een besluit op een manier wordt genomen
dat de vergaderdeelnemers er achter staan komt het onderwerp niet
meer op dezelfde manier terug in een volgende vergadering. In deze
training wordt geoefend met verschillende structuren en gekozen hoe
het best besluiten in de vergadergroep genomen kunnen worden in de
toekomst.
4.
Non-verbale communicatie
Uit de manier waarop iemand zit,
kijkt, praat of niet praat is heel veel af te leiden. Bij deze
training wordt daarmee geoefend. Stille deelnemers aan een vergadering
'zeggen' heel
veel als je er maar oog voor hebt.
5.
Brainstormen
Over vergaderonderwerpen
wordt gebrainstormd. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van
verschillende brainstormtechnieken. Vooraf wordt besproken welke het
beste past.
6. Timemanagement (tijdsplanning en -bewaking). Veel vergadering 'lopen' niet goed omdat het veel te lang duurt, niet op tijd begint en er eindeloos over onderwerpen gepraat wordt. Met deze module wordt getraind om dat anders te doen.
7.
Groepsdynamiektraining en sfeerbewaking. Elke vergadering is anders en
elke
groep heeft een eigen dynamiek. Dat kan zowel de sterkte als de
zwakheid zijn. Deze module leert de dynamiek te zien en erin te
sturen. Verschillen kunnen zitten in de persoonlijkheden, maar ook
bijvoorbeeld in
(gebruik van) taal, opleiding of culturele achtergrond. Door er
aandacht aan te besteden en ermee te trainen kunnen de verschillen
overbrugd worden.
8.
Voorzitterstraining/coaching
Een
voorzitter is enorm belangrijk in een vergadering. Een goed voorzitten
zorgt niet alleen dat de onderwerpen, die op de agenda staan,
besproken worden. Hij of zij let erop dat alle deelnemers aan de
vergadering hun/haar
visie op de onderwerpen kunnen geven, dat er goed gediscussieerd
wordt, dat besluiten duidelijk benoemd worden, dat er samenvattingen
bij elk punt gegeven worden, dat de vergadering binnen de gestelde
tijd (of zelfs sneller) gebeurt, dat overijverige deelnemers in
toom gehouden worden en er ruimte is voor nieuwe ideeën.
Vergadercoaching is een methode waarbij de coach een vergadergroep begeleidt.
De coach heeft een voorgesprek en woont één of meer vergaderingen bij. Tijdens de vergadering kan zij sturen en/of het nabespreken met de deelnemers, precies wat de opdrachtgever wenst.
Vergadercoaching kost een organisatie weinig tijd en het levert veel op.
De vergaderingen worden effectiever, duren korter door beter timemanagement en de vergaderaars voelen zich meer betrokken bij de vergadering.
Zowel het coachen van een vergadering als het coachen van de voorzitter is een investering die zichzelf terug verdient, zowel in de manier waarop vergaderd wordt als in de tijdwinst die het oplevert en doordat de deelnemers met veel meer plezier vergaderen. De vergaderkosten gaan omlaag en het plezier in vergaderen gaat ermee omhoog.